Mitarbeitergespräche – sie können motivieren, Klarheit schaffen und Karrieren prägen. Oder aber verunsichern, enttäuschen und für Frust sorgen. Der Unterschied liegt in der Vorbereitung, der Haltung und dem Gesprächsverlauf. Wer diese Gespräche ernst nimmt, kann Vertrauen aufbauen, Ziele ausrichten und Potenziale entfalten – egal ob Führungskraft oder Mitarbeitende:r. In diesem umfassenden Leitfaden erfährst du alles, was du für ein gelungenes Mitarbeitergespräch brauchst – von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung, inklusive Beispielen, Formulierungen und PDF-Checkliste.
Ziele eines Mitarbeitergesprächs
Ein Mitarbeitergespräch ist kein lästiger Pflichttermin, sondern eine der effektivsten Methoden, um:
- Feedback auszutauschen (in beide Richtungen)
- Ziele zu vereinbaren und Entwicklungen zu planen
- Leistung und Zusammenarbeit zu reflektieren
- Motivation zu stärken und Bindung zu fördern
- Konflikte frühzeitig zu erkennen
- Karrierepfade zu besprechen
🔍 Wichtig: Ein gutes Mitarbeitergespräch schafft einen sicheren Raum für Offenheit, Wertschätzung und Entwicklung.
Vorbereitung: Die halbe Miete
Für Führungskräfte
- Daten & Fakten sammeln: Leistungen, Zielerreichung, Projektverläufe.
- Feedbackstruktur überlegen: Was lief gut? Was könnte besser sein?
- Individuelle Stärken & Potenziale identifizieren
- Mögliche Karriere- oder Weiterbildungsoptionen eruieren
- Zeit einplanen: Mindestens 60 Minuten ungestört, keine Meetings davor/danach.
Für Mitarbeitende
- Selbstreflexion: Was habe ich erreicht? Was lief nicht optimal?
- Wünsche notieren: Weiterbildung, Projekte, Gehalt?
- Fragen vorbereiten: Wo gibt es Unklarheiten?
- Erfolge sichtbar machen: Zahlen, konkrete Beispiele.
📝 Tipp: Ein vorbereitetes Gespräch ist ein Zeichen von Professionalität – für beide Seiten.
Gesprächsleitfaden: So läuft’s rund
1. Begrüßung & Rahmen setzen
- Lockerer Einstieg, freundlicher Ton
- Agenda kurz besprechen („Ich habe drei Themen vorbereitet – wie sieht’s bei dir aus?“)
2. Rückblick auf das Jahr / letzte Monate
- Was lief gut?
- Was war herausfordernd?
- Welche Learnings ergeben sich?
3. Gegenseitiges Feedback
- Führungskraft: Beobachtungen, Erfolge, Entwicklungspotenziale
- Mitarbeitende:r: Feedback zur Führung, Zusammenarbeit, Organisation
4. Ziele & Perspektiven
- SMART formulierte Ziele definieren
- Entwicklungsschritte und Zeitrahmen festlegen
- Weiterbildung oder Projektverantwortung?
5. Abschluss & Ausblick
- Gespräch zusammenfassen
- Motivation betonen
- Weiteres Vorgehen und nächste Gespräche klären
📌 Formulierungshilfe:
„Was ich besonders schätze, ist…“
„Ein Punkt, den ich mit dir teilen möchte, ist…“
„Wo siehst du für dich Entwicklungspotenzial?“
„Was kann ich als Führungskraft besser machen?“
Kommunikationstechniken im Gespräch
- Aktives Zuhören: Blickkontakt, Nicken, Zusammenfassen („Du meinst also…“)
- Ich-Botschaften statt Du-Vorwürfe: „Ich habe wahrgenommen…“ statt „Du machst immer…“
- Offene Fragen stellen: „Was brauchst du, um dein Potenzial besser zu entfalten?“
- Pause zulassen: Schweigen aushalten = Raum für Nachdenken
🎯 Ziel: Ein partnerschaftliches, konstruktives Gespräch auf Augenhöhe.
Dos & Don'ts für beide Seiten
✅ Dos:
- Wertschätzung zeigen
- Kritik respektvoll äußern
- Klar und konkret bleiben
- Zukunftsorientiert sprechen
- Zuhören statt Monologe
❌ Don'ts:
- Spontan, unvorbereitet in das Gespräch gehen
- Persönlich werden oder urteilen
- Nur auf Fehler fokussieren
- Gehaltsthemen unpassend einbauen
- Defensive oder arrogante Haltung
🧠 Merke: Die Haltung entscheidet mehr als der Inhalt.
Nachbereitung & Dokumentation
Nach dem Gespräch ist vor dem Gespräch. Deshalb:
- Gesprächsprotokoll festhalten (Ziele, Vereinbarungen, Feedback)
- To-Dos ableiten und priorisieren
- Folgetermin vereinbaren (z. B. in 3 oder 6 Monaten)
- Feedback reflektieren: Was hat das Gespräch ausgelöst?
📥 Tipp: Nutze eine strukturierte Vorlage zur Dokumentation – idealerweise digital mit Erinnerungsfunktion.
Extra: 3 Beispiel-Szenarien mit Formulierungen
1. Schwache Leistung ansprechen
„Mir ist aufgefallen, dass die letzten Projektabgaben verzögert waren. Wie schätzt du das selbst ein? Woran lag es? Was würde dir helfen, das zu verbessern?“
2. Wunsch nach Gehaltserhöhung
„Danke für dein Vertrauen. Ich schlage vor, wir schauen gemeinsam auf deine Entwicklung, deine Leistungen und mögliche Perspektiven. Danach können wir eine sachliche Bewertung vornehmen.“
3. Förderung durch Weiterbildung
„Ich sehe, dass du dich im Bereich XY stark engagierst. Wäre eine Weiterbildung in diesem Bereich für dich interessant? Wir können gemeinsam nach Fördermöglichkeiten suchen.“
Fazit & Checkliste zum Download
Ein gutes Mitarbeitergespräch ist kein Zufallsprodukt, sondern das Ergebnis von Vorbereitung, Offenheit und Vertrauen. Es bietet die Chance, aus dem Arbeitsalltag herauszutreten und sich über Ziele, Wünsche und Entwicklung auszutauschen – auf menschlicher und professioneller Ebene.
Checkliste: Erfolgreiches Mitarbeitergespräch
🔹 Vor dem Gespräch
Für Führungskräfte:
- Gesprächstermin frühzeitig festlegen & einladen
- Ziele des Gesprächs klären (Feedback, Entwicklung, Leistung, Motivation)
- Leistungsdaten, Projekte & Erfolge des Mitarbeitenden analysieren
- Positives Feedback & kritische Punkte vorbereiten
- Ideen für Entwicklungsmöglichkeiten, Weiterbildung, Ziele sammeln
- Gesprächsleitfaden mit Agenda & Zeitrahmen erstellen
- Unstörbaren Raum reservieren (60–90 Minuten)
Für Mitarbeitende:
- Rückblick auf eigene Projekte & Leistungen erstellen
- Erfolge mit Zahlen oder Beispielen belegen
- Wünsche & Entwicklungsideen notieren
- Fragen an Führungskraft vorbereiten (z. B. Feedback, Karriere, Gehalt)
- Kritik konstruktiv formulieren (wenn nötig)
🔹 Während des Gesprächs
- Freundliche Begrüßung, informeller Einstieg
- Agenda & Ablauf gemeinsam besprechen
- Rückblick auf Ziele & Leistungen (beidseitig)
- Konstruktives Feedback geben & annehmen
- Entwicklungsmöglichkeiten und Weiterbildungen thematisieren
- Neue Ziele SMART formulieren (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert)
- Fragen & Anliegen klären
- Wertschätzung aussprechen
- Nächste Schritte & Follow-up definieren
🔹 Nach dem Gespräch
- Gesprächsnotizen oder Protokoll erstellen & teilen
- To-Dos und Verantwortlichkeiten festhalten
- Reminder für Zielüberprüfung oder Weiterbildung setzen
- Feedback zum Gespräch einholen
- Positives Signal senden („Ich freue mich auf die Umsetzung.“)